Microsoft Teams est un outil incontournable à une époque où le télétravail s’est imposé comme la nouvelle méthode à adopter. Accessible avec une version gratuite, cette application de visioconférence dispose d’autres fonctionnalités poussées en mode payant. Zoom sur les caractéristiques principales de Teams.
C’est quoi Teams ?
L’essor des applications de visioconférences a révolutionné le secteur du travail. De plus en plus de réunions se déroulent désormais à distance. Ainsi, Microsoft a davantage optimisé les fonctionnalités de Teams. La technologie IA propulse cette application et permet d’instaurer une ambiance de travail.
Avantages et inconvénients
Microsoft Teams s’est démarqué grâce à ses différents avantages. D’une part, cette application offre des options résolument complètes pour fluidifier le travail d’équipe. Elle intègre une messagerie privée et permet de créer ou de réviser un fichier.
Outre le texte, elle donne également la possibilité d’accéder à des sons et des contenus multimédias. Le partage de documents constitue un autre atout, en plus du stockage centralisé.
D’autre part, Teams fonctionne entièrement avec des outils de travail comme Trello, Planificateurs ou encore GitHub. Mieux encore, sa compatibilité s’étend à d’autres solutions comme les systèmes d’exploitation Mac, Windows, Android ainsi qu’iOS.
Néanmoins, Teams n’est pas exempt de quelques points à améliorer. D’abord, le chiffrement pose un problème, car il est non accessible aux entreprises clientes. En effet, la protection des données constitue une priorité, obligeant les utilisateurs à recourir à des technologies avancées comme CASB. Cet outil permet de protéger les clouds.
Par conséquent, le chiffrement contrôlé uniquement par Microsoft tend à décourager quelques-uns, habitués à avoir de l’emprise sur ces accès. Ensuite, l’autre problème avec Teams réside dans son utilisation parfois plus complexe comparée aux offres concurrentes.
Est-ce gratuit ?
Microsoft Teams existe en deux versions : l’une gratuite et l’autre payante. La différence entre elles se situe au niveau des fonctionnalités proposées.
Le mode gratuit permet à l’utilisateur d’accéder à un meeting de 60 minutes avec 100 participants. Outre la messagerie, cette offre gratuite inclut des appels en duo ou groupé, avec 10 Go de stockage. Chaque utilisateur dispose aussi d’une mémoire de 2 Go.
D’autres options sont accessibles à partir de Teams Essentials, puis avec des fonctionnalités plus avancées avec Microsoft 365 Business Basic. Tout d’abord, la réunion peut s’étendre jusqu’à 30 heures, permettant d’inviter 300 participants. L’utilisateur bénéficie d’un service client à tout moment ainsi que d’un espace de stockage de 10 Go.
Une souscription de la version commercialisée, fait profiter d’un stockage de 1 To, avec Exchange inclus. Selon la gamme choisie, différents outils sont accessibles :
- Planificateur ;
- SharePoint ;
- OneDrive ;
- Et une centaine d’autres services.
Où puis-je trouver Teams ?
Teams est disponible à partir d’un compte Microsoft. Ainsi, OneDrive, Skype, Outlook ou encore Xbox Live permettent déjà d’y accéder. Il suffit ensuite de s’inscrire gratuitement en insérant l’adresse électronique du compte Microsoft.
Le choix porte sur les besoins de l’utilisateur : options basiques ou fonctionnalités avancées. Plusieurs catégories sont également possibles :
- Travail ;
- Éducation ;
- Vie personnelle ; etc.
Microsoft met en place une page dédiée au téléchargement de Teams, avec des mises à jour automatiques.
Comment l’installer ?
Microsoft Teams est facile d’installation, grâce à l’application à télécharger gratuitement. L’outil est développé pour convenir à tout type de supports : desktop et appareils mobiles. Sous Windows, il s’installe aisément sur les ordinateurs de bureau. Dans sa version mobile, l’application est disponible pour les Smartphones et autres dispositifs sous Android et iOS.
Un déploiement depuis d’autres solutions comme Skype Entreprise est également possible. Néanmoins, cette installation nécessite au préalable le développement d’Exchange Online et de SharePoint Online.
Face aux besoins des professionnels et des particuliers, Microsoft a optimisé son application pour maintenir sa compétitivité sur le marché. Ainsi, cette plateforme collaborative intègre de nombreuses fonctionnalités, permettant surtout de centraliser le workflow.
Quelles fonctionnalités faut-il connaître ?
Microsoft Teams permet aux collaborateurs et participants d’échanger, de collaborer, d’organiser ou de rejoindre une visioconférence.
Son intégration native à d’autres applications développées par Microsoft en fait un outil complet et bien pratique. Les fichiers et les échanges sont stockés dans le Cloud, tout en permettant à chacun d’apporter des modifications. Ayant subi de nombreuses améliorations, Teams peut désormais se vanter d’être parmi les applications les plus convoitées dans sa catégorie. Outre la communication à distance, ses fonctions comprennent aussi l’automatisation et surtout le travail collaboratif.
Par ailleurs, l’utilisation de Teams permet d’organiser les conversations selon leur thématique. Cette fonctionnalité offre un meilleur aperçu du travail et de son évolution. La possibilité de modifier des contenus PowerPoint facilite les échanges d’idées, agrémentés par la bibliothèque d’émojis.
De plus, l’utilisation de Teams peut s’étendre jusqu’à la gestion des clients et des projets. En effet, l’application autorise l’invitation de tiers dans une réunion interne. Cette solution vise à fluidifier la communication avec les partenaires et collaborateurs externes. Les invités participent ainsi à la réunion et les autres membres reçoivent une notification de cette invitation. Celle-ci s’effectue à partir d’une adresse e-mail.
Pour les visioconférences, le partage d’écran représente un élément important. Cette fonctionnalité optimise les présentations d’un travail, quelle que soit la distance entre les participants. Par ailleurs, les documents ainsi que les tâches sont accessibles sur une interface unique.
Pour ceux qui ont besoin de revenir régulièrement sur les échanges, ils ont la possibilité d’enregistrer les conférences. Mieux encore, Microsoft Teams est doté d’une solution capable de fournir une transcription écrite de la visioconférence. De plus, ce sous-titrage est disponible dans plusieurs langues, un véritable atout pour les collaborateurs de différents pays.
Toujours dans ses fonctionnalités en visioconférence, Teams inclut jusqu’à 49 participants sur sa mosaïque. L’affichage en parallèle de ces derniers et des contenus joue beaucoup en sa faveur. En effet, il est possible de paramétrer l’outil pour donner le même décor à tous. Résultat ? C’est comme si la réunion se déroulait dans une salle dans laquelle les participants se retrouvent. Ce décor virtuel a présenté l’avantage de faciliter certaines interactions de brainstorming.
Enfin, Teams ouvre l’accès à d’autres applications indispensables pour le travail collaboratif. Les utilisateurs accèdent à plus de 80 solutions éditées par d’autres entreprises comme MainChimp, Hootsuite, Survey Monkey ou encore ZenDesk. Selon leurs besoins, les membres de la réunion Teams affichent les interfaces nécessaires à leur production. En outre, le partage de fichiers libère les collaborateurs la lourde tâche de faire et d’envoyer des captures d’écran.
